Partir de la préparation de la rencontre
Listez les informations dont vous avez besoin pour accueillir la personne : sa demande formulée avec ses mots, ce qu’elle attend du premier échange ou une précision pratique. Une question doit avoir une utilité identifiable. Si vous ne savez pas comment sa réponse sera utilisée, retirez-la ou gardez-la pour la conversation.
Un questionnaire de découverte n’a pas le même rôle qu’un bilan complet. Évitez de présenter une série de réponses comme un diagnostic ou une validation automatique de l’accompagnement. Une réponse courte peut ouvrir une question pendant la séance sans déterminer seule la suite.
Écrire des formulations qui laissent une place au client
Préférez une demande concrète, comme « Qu’aimeriez-vous pouvoir aborder lors de ce rendez-vous ? ». Précisez que la personne peut répondre brièvement et réserver certains détails à l’échange. Un champ libre très large peut inviter à fournir des informations sensibles dont vous n’avez pas besoin.
Ne rendez pas tous les champs obligatoires par défaut. Distinguez les coordonnées nécessaires à la réservation des renseignements facultatifs de préparation. N’utilisez pas le formulaire pour recueillir le nom ou les informations personnelles de proches qui ne participent pas à votre relation de service.
Limiter les informations sensibles
Ne demandez pas de diagnostic, de traitement, d’antécédents de santé ni de document médical dans ce questionnaire. Une information peut être une donnée de santé par son contexte, même si elle est présentée comme un simple commentaire de suivi. Le chiffrement n’autorise pas une collecte qui dépasse le cadre prévu.
Si votre activité exige un traitement de données de santé, vérifiez le cadre professionnel et les outils adaptés avant de le mettre en place. Le vocabulaire d’un formulaire ne suffit pas à rendre une donnée non sensible. Consultez les indications de la CNIL et vos obligations propres.
Préparer l’envoi dans Bievra
Les questionnaires font partie de Cabinet. Vous préparez le contenu et choisissez le destinataire dans le dossier concerné. Vérifiez le titre, les champs et le message avant l’envoi. Un client doit comprendre pourquoi il reçoit le questionnaire et ce que vous ferez de sa réponse.
Les réponses sont rattachées au suivi du client. L’alerte de réception aide à les retrouver, sans justifier de copier leur contenu dans un email de notification. Ouvrez le dossier dans votre espace pour les lire et préparer vos questions. Ne transmettez pas le lien personnel à un autre bénéficiaire.
Relire avant la séance et réduire ensuite
Consultez les réponses avant le rendez-vous, puis vérifiez avec la personne ce qu’elle souhaite approfondir. Une phrase écrite rapidement peut avoir besoin de contexte. Le questionnaire prépare une rencontre ; il ne remplace pas le consentement ni la compréhension du cadre de travail.
Après quelques utilisations, retirez les questions redondantes ou inutilisées. Définissez aussi les règles de conservation et d’accès cohérentes avec la finalité de votre accompagnement. La politique de confidentialité explique le rôle de Bievra ; vous restez responsable des informations que vous choisissez de collecter.
