Commencer par les plages ouvertes
Définissez les jours et les heures consacrés aux rendez-vous publics. Gardez à part les moments réservés aux tâches administratives, à la préparation et aux déplacements. Cette séparation évite de traiter chaque heure libre comme une possibilité de réservation. Les plages doivent rester compatibles avec les autres engagements de votre semaine.
Dans un exemple fictif, un praticien réserve deux matinées aux séances et une après-midi aux rendez-vous à distance. Il vérifie les créneaux produits avant d’ajouter davantage de périodes. Il peut ainsi corriger une disponibilité mal comprise sans avoir partagé un calendrier trop largement ouvert.
Distinguer le préavis et l’horizon
Le préavis est le délai minimum entre le moment où le client réserve et le début de la séance. Un préavis de vingt-quatre heures écarte les créneaux trop proches. Ce réglage concerne la possibilité de réserver ; il est différent du rappel email envoyé avant un rendez-vous déjà posé.
L’horizon fixe jusqu’où le client peut réserver dans le futur. Une ouverture sur quelques semaines et une ouverture sur plusieurs mois n’engagent pas la même organisation. Choisissez une période que vous pouvez tenir, puis vérifiez les dates accessibles au changement de mois sur la page publique.
Prévoir le battement entre deux séances
Le battement ménage un intervalle pour terminer vos notes, préparer la séance suivante ou vous déplacer. Il ne change pas la durée annoncée de la séance. Une consultation d’une heure avec quinze minutes de battement reste une séance d’une heure pour le client.
Dans Bievra, les réglages communs sont dans Agenda. Une prestation peut déroger au délai minimum et au battement. Réservez ces exceptions à un besoin identifié : trop de règles particulières rendent l’ensemble plus difficile à relire. Commencez par le réglage commun puis vérifiez les prestations concernées.
Lire les limites quotidiennes et les calendriers externes
Le plafond quotidien limite le nombre de réservations acceptées sur une journée. La sélection des créneaux affichés règle leur présentation ; elle ne transforme pas une heure libre en faux rendez-vous occupé. Ces deux mécanismes ont des objectifs différents et doivent être lus séparément.
Les calendriers externes par iCal, disponibles avec Essentiel, ajoutent leurs indisponibilités connues. Leur lecture est périodique, pas instantanée. Avant de conclure qu’une absence de créneau vient d’un bug, regardez aussi les rendez-vous existants, les calendriers connectés, la durée demandée et le préavis.
Garder la pose manuelle distincte du parcours public
La pose manuelle permet au praticien d’organiser un rendez-vous sans demander au client de choisir dans le calendrier public. Dans Bievra, un rendez-vous libre peut être posé hors des disponibilités publiques et en chevauchement d’un autre. Cette liberté demande de vérifier soi-même les engagements concernés.
Les réservations publiques et les parcours par prestation conservent leurs contrôles de conflit. Ne prenez donc pas un test de pose libre pour une preuve de ce que voit le client. Relisez la page publique de chaque prestation importante et consultez les fonctionnalités pour distinguer les usages.