Déterminer quelles données sont nécessaires
Listez les informations indispensables à la relation : coordonnées de contact, réservations, règlements et documents liés à la prestation. Distinguez les données nécessaires des informations simplement intéressantes. Une collecte plus large augmente aussi les responsabilités et les accès à maîtriser.
Dans le cadre de Bievra, le suivi est non médical. Ne saisissez pas de diagnostic, de traitement ni d’autre donnée de santé dans les notes ou questionnaires. La CNIL rappelle que la qualification peut dépendre de la nature de l’information et de son contexte : la renommer « commentaire » ne change pas son contenu.
Identifier le rôle du fournisseur et les destinataires
Demandez un cadre contractuel clair sur les traitements confiés au logiciel, les instructions, les mesures de protection et les sous-traitants ultérieurs. Votre rôle pour les données de vos clients ne disparaît pas parce que vous utilisez un service en ligne.
Examinez aussi les services que vous activez : paiement, notifications, intégrations ou messageries. Un nom de prestataire doit correspondre à un rôle précis et à un périmètre expliqué. Une politique générale ne suffit pas si la configuration réelle transmet davantage d’informations que prévu.
Distinguer lieu d’hébergement et totalité des traitements
L’application Bievra, sa base, ses sauvegardes et sa visio sont hébergées en France. Des prestataires activés, notamment pour le paiement, peuvent traiter certaines données ailleurs. La politique de confidentialité présente ce périmètre et les destinataires.
Ne déduisez donc pas d’un hébergement applicatif français une absence de tout transfert ni une certification particulière. Pour une activité soumise à des exigences spécifiques, demandez les garanties effectivement nécessaires. Une appellation de logiciel ne remplace pas cette vérification.
Comprendre les accès et le chiffrement
Vérifiez comment les utilisateurs se connectent, quels droits sont attribués et comment un accès est retiré. Le compte d’un commanditaire d’entreprise ne devrait pas devenir un accès implicite aux notes individuelles d’un bénéficiaire. Votre appareil et vos sessions doivent aussi être protégés.
Les notes Bievra utilisent un chiffrement applicatif avec des clés gérées côté serveur. Il ne s’agit pas d’un chiffrement de bout en bout empêchant techniquement l’opérateur de déchiffrer. Demandez toujours ce que protège une mesure technique et ce qu’elle ne protège pas.
Préparer la sortie et les demandes des clients
Avant de choisir, demandez comment exporter les informations et dans quels formats. Un export de registre en CSV n’est pas un export de toutes les notes et pièces. Testez les sorties importantes pour votre activité et conservez les justificatifs selon les obligations qui s’appliquent.
Prévoyez le traitement des demandes de rectification, d’accès ou d’effacement, ainsi que vos durées de conservation par finalité. Une demande ne conduit pas nécessairement à supprimer les pièces qui doivent être conservées. Le logiciel fournit des outils ; vous devez définir un usage cohérent avec votre cadre professionnel.